先日、大連に出張した時のことです。A会社のご責任者のご紹介で、B会社の代表者の方とご面談する予定でした。ところが、このB会社の代表者が、生憎と、ご出張中。お会いできませんでした。
その翌日のことです。
大連を離れる前に、B会社の次席の方とお会いしてみようと思い、連絡をとろうとしました。ただ、その前に、A会社のご責任者に確認をしてからと思い、B会社の次席の方にお会いしたい旨、連絡をとりました。
ところが、A会社のご責任者からは、意外な返事。次席の方とはお会いしないほうが良い、というのです。理由を尋ねると、その次席の方は、急なアポイントメントを好まれない方であり、「ごあいさつ」程度の面談は嫌がる方ということでした。結局、アポをとることはやめました。
このエピソードは、確認の大切さ、と同時に、「情報の共有化」の観点でも示唆に富むのではないかと思います。
情報の共有化には、３つの深度があります。つまり、
・《深度１》 事実の共有化 ⇒ 《深度２》意味の共有化 ⇒ 《深度》感情の共有化
以上です。
この深度を掘り下げていけばいくほど、仕事の進め方や考え方も変わっていくはずです。そのためには、普段からお互いに確認や連絡を取り合うことが、第一ステップではないかと思います。前述の事例でも、筆者が、Aというお客様に確認をとることで、意味の共有化が図れました。
また、《深度３》の感情の共有化は、言い方を変えれば、「責任感の共有化」という風に言い換えられると思います。意味が分かる、そして、責任感の共有化が図れると思います。
たとえばあなたが、誰かに写真を撮ってもらえるよう、お願いをするとします。ただ単に、写真を撮ってください、とお願いをする場合もあると思います。しかし、同時に、「この写真をおじいちゃん、おばあちゃんに送りたいんですよ。」と、写真の使い道や、なぜ、その写真が必要なのか、を付け加えるだけでも、写真を撮る人側の意識は変わってくると思います。
こうした、「どうしたら責任感をもってもらえるか」という工夫が、加えられることで、仕事の取り組み方も変わってきます。
【この記事への質問】
シンガポールＰＨＰ研究所
支配人 湯浅 忠雄
pis@yc5.so-net.ne.jp
http://www.phpsin.com.sg